Excesso de Reuniões

Outra Reunião?

É muito comum em empresas, pessoas realizarem reuniões, achando que esse simples fato resolverá todos os problemas. Engano. De nada adianta uma reunião sem planejamento, sem objetivo e sem definições. Existe um livro bem interessante intitulado " Outra Reunião?" de Fernando Henrique da Silveira Neto - Traça Livraria Sebo - bem interessante, o qual ressalta o excesso de reuniões improdutivas. Quantas vezes precisamos entrar em contato com um departamento urgente e todo o departamento está em reunião? E aquele funcionário que é cobrado por resultados, mas vive saltando de reunião em reunião, sem conseguir dar continuidade as suas tarefas com eficiência por falta de tempo?

Esse tema é realmente bem complicado, pois vai de encontro a vaidade de pessoas que utilizam de reuniões para se mostrar líder e não para encontrar soluções. Já li a respeito de empresas que chegaram ao ponto de fazer uma reunião com a finalidade de organizar uma outra reunião. Parece tosco, mas isso acontece com maior intensidade do que imaginamos. Quem nunca participou de uma reunião onde só quem podia falar era o comandante? Pensem bem, se existe uma reunião onde não há a possibilidade de sugerir, trocar idéias e expor as dificuldades, pra que reunião? Basta o comandante passar um e-mail informando o que ele quer e como ele quer. Fazendo isso, as pessoas não perderiam tempo e ficariam mais disponíveis para realizar as tarefas.

Horário de reunião: esse é um problema. Cumprir os horários de início e final das reuniões parece algo impossível. Reuniões marcadas para início as 09:00h, as 09:20 ainda tem gente chegando para reunião. Conheci um japonês em Recife, que era diretor de uma empresa que abastecia os navios com alimentos quando chegavam ao antigo porto do Recife, ele era preciso em seus horários. Para que vocês tenham idéia, se ele marcasse uma reunião as 09:00 h, exatamente as 09:00 h, ele trancava a sala e ninguém mais entrava. Após a reunião ele chamava quem ficou de fora, cobrava uma justificativa. Se a justificativa fosse aceita, tudo bem, caso contrário, o funcionário era advertido verbalmente e comunicado das decisões da reunião e como ele estava ausente, teria que acatar tudo que foi decidido.

Pauta de reunião: nunca vi uma ser cumprida a risca em seus horários e assuntos. A idéia de montar uma pauta de reunião onde cada participante informa o tema a ser discutido e o organizador da reunião estabelece o tempo para cada participante expor seus assuntos serve como guia para o desenrolar da reunião de forma ordenada. Mas parece que muitas vezes ela não serve de nada. Pessoas se alongam em suas discussões, o que faz com que outras pessoas sejam pressionadas a correr com seus assuntos, paassando uma imagem de que elas são menos importantes que as outras, pessoas que acrescentam assuntos de última hora prejudicando todo o horário e assim por diante.

Antes de agendar uma reunião:

Verifique se realmente os assuntos não podem ser resolvidos com simples telefonemas, e-mails etc,

Estabeleça o foco da reunião,

Cobre os assuntos que serão abordados e defina o tempo para cada participante expor seus assuntos e dificuldades.

Lidere a reunião, antes mesmo de seu início, deixando claro a necessidade do fiel cumprimento dos horários determinados.

Durante a reunião, registre as responsabilidades, ações, cronograma e avaliação dos resultados. PDCA é uma ótima ferramenta para se usar em uma reunião.

 Não enxergue os departamentos isoladamente, pois pensando isoladamente você pode fazer uma pessoa chave participar de 4 a 5 reuniões por semana o que seria desastroso em termos de assimilação e resultados

Talvez essa seja uma cultura em nosso país, mas não podemos simplesmente aceitar isso como normal. Estamos em um mundo globalizado, onde que não se organizar, terá aumento de custos e se tornará menos competitivo.